Simplifiez la conformité des sous-traitants avec l'IA

Gérer la conformité réglementaire de vos sous-traitants (K-bis, URSSAF, assurances, habilitations...) est une tâche complexe et chronophage. Le Workmate "Conformité ST" de Zenextia automatise l'ensemble de ce processus pour sécuriser vos chantiers, vos projets et votre responsabilité, tout en vous faisant gagner un temps précieux.

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Une approche dynamique de la Conformité

Fini la saisie manuelle

Enregistrement assisté par IA

Créez une fiche sous-traitant en quelques secondes en discutant en langage naturel avec une interface de chat intuitive.

Enrichissement automatique

Entrez uniquement le numéro SIRET. Notre système récupère automatiquement les données d'identification (raison sociale, adresse, dirigeants) sur pappers.fr et vérifie les informations existantes.

Gestion de la conformité à tous les niveaux

Le Workmate gère et vérifie les documents obligatoires selon trois niveaux d'exigence pour une couverture complète de vos besoins réglementaires.

Niveau Entreprise

K-bis, attestation URSSAF, assurances (RC Pro, Décennale), certifications Qualibat, conformité RGPD

Niveau Projet/Chantier

PPSPS, plans de prévention, autorisations d'accès, listes nominatives des employés

Niveau Intervenant

Carte BTP, titres de séjour, habilitations techniques (CACES, Élec), visites médicales

Pilotage efficace de votre base sous-traitants

Vue centralisée

Un tableau de bord unique pour lister vos sous-traitants, les filtrer par activité ou chantier, et visualiser leur statut de conformité en un coup d'œil.

Indicateurs clés

Accédez aux statistiques importantes : nombre de sous-traitants non conformes, projets impactés, tendances de conformité.

Gestion de la criticité

Vous décidez de l'importance de chaque document : Souhaitable, Obligatoire, ou Critique (peut bloquer l'accès au chantier automatiquement).

Un flux de travail entièrement automatisé

Le système prend en charge l'intégralité du processus de gestion documentaire, de la demande initiale jusqu'à la collecte et l'archivage des justificatifs.

01

Demandes automatiques par mail

Envoi des demandes initiales de justificatifs, adaptées automatiquement à l'activité du sous-traitant (BTP, IT, Sécurité...)

02

Relances intelligentes

Cycle automatique de relances pour les documents non fournis ou périmés, avec scénarios différenciés selon la criticité

03

Collecte simplifiée par mail

Les justificatifs des sous-traitants transmis par mail sont reçus et intégrés automatiquement dans le système

04

Alertes internes

Notification ciblée et instantanée aux responsables (Chef de projet, DG) en cas de non-réponse ou de blocage

Relances intelligentes et escalade automatique

Le système gère automatiquement les relances pour les documents non fournis ou périmés. Les scénarios d'emails sont différenciés selon la criticité du document.

En cas de blocage critique, les responsables internes (Conformité, Direction Générale) sont automatiquement mis en copie pour une intervention rapide et ciblée.

Utilisation sur le terrain

L'option Mobilité permet à vos équipes de terrain d'accéder aux informations de conformité en temps réel, directement depuis leur smartphone.

Assistant WhatsApp

Interrogez la base de données en langage naturel directement via WhatsApp pour connaître le statut de conformité

Contrôle d'accès temps réel

Vérifiez immédiatement la conformité d'une entreprise ou d'un intervenant avant l'accès au site

Remontée d'anomalies

Accédez à la liste des irrégularités réglementaires à tout moment et en tout lieu

Des services d'IA générative en complément

Le Portail Zenextia offre bien plus qu'une simple gestion de conformité. Il met à disposition de vos collaborateurs autorisés des outils d'intelligence artificielle avancés pour optimiser leur productivité quotidienne.

IA générative

Utilisez l'IA (équivalent ChatGPT) en mode isolé ou collaboratif et partagez les résultats

Expertise humaine

Sollicitez des référents internes ou des experts pour obtenir un avis humain sur les résultats de l'IA

Assistants personnalisés

Créez des Chatmates pour résoudre des problèmes récurrents liés aux contrats, devis, recrutements

Les bénéfices pour votre entreprise

80%

Gain de temps

Réduction du temps consacré à la gestion administrative de la conformité

100%

Sécurité juridique

Couverture complète de vos obligations réglementaires

0

Risques éliminés

Zéro oubli grâce aux alertes et relances automatiques

Zenextia transforme la gestion de la conformité de vos sous-traitants en un processus fluide, automatisé et sécurisé. Concentrez-vous sur votre cœur de métier pendant que notre solution veille sur votre conformité réglementaire.

Prêt à simplifier votre gestion de conformité ?

Découvrez Zenextia en action

Nos experts vous accompagnent pour mettre en place une solution adaptée à vos besoins spécifiques. Demandez une démonstration personnalisée et constatez par vous-même comment Zenextia peut transformer votre gestion de la conformité.

Zenextia - 23 avenue de la Mitre - Toulon 83000 - SIREN 994874626