Votre Workmate Conformité Sous-traitants
Découvrez comment ce Workmate automatise la gestion de la conformité réglementaire de vos sous-traitants et freelances, quel que soit votre secteur d'activité.
Pourquoi un Workmate Conformité Sous-Traitants ?
Réduire les risques légaux
Garantissez la conformité de tous vos prestataires en temps réel et évitez les sanctions administratives.
Gagner du temps
Automatisez la collecte, la vérification et le suivi des documents légaux pour alléger votre charge administrative.
Centraliser vos données
Tous vos justificatifs et certifications au même endroit, accessibles en un clic avec un archivage sécurisé sur 5 ans.
Votre Tableau de Bord Principal
Dès votre connexion, le Workmate vous présente une vue d'ensemble claire de la conformité de tous vos sous-traitants. Le tableau de bord affiche en temps réel le statut de chaque prestataire avec des indicateurs visuels intuitifs.
Filtres intelligents
Filtrez par statut (conforme, alerte, non-conforme), par secteur d'activité, ou par date d'échéance pour identifier rapidement les priorités.
Export instantané
Exportez vos données en CSV, XLSX ou directement vers Google Sheets pour vos analyses et rapports de direction.
Ajout d'un Nouveau Sous-traitant
L'enregistrement d'un nouveau prestataire est simple et rapide. Workmate vous guide étape par étape dans le processus d'identification et de collecte des informations essentielles.
01
Identification
Saisissez les coordonnées du sous-traitant ou son numéro SIREN. Workmate récupère automatiquement les informations officielles via les API Infogreffe.
02
Attribution des obligations
Le système attribue automatiquement le groupe d'obligations légales correspondant au secteur d'activité (5 à 6 justificatifs par sous-traitant).
03
Envoi des demandes
Un email personnalisé est envoyé au sous-traitant avec la liste précise des documents à fournir et les délais de transmission.
Fiche Détaillée du Sous-traitant
Chaque sous-traitant dispose d'une fiche complète regroupant toutes les informations de conformité. Cette interface centralise l'historique, les documents et le statut en temps réel.
Informations légales
- Raison sociale et SIREN
- Coordonnées complètes
- Secteur d'activité
Documents requis
- Statut de chaque justificatif
- Dates de validité
- Prochaines échéances
Historique
- Relances envoyées
- Documents reçus
- Vérifications effectuées
Vérification Automatique des Documents
Lorsqu'un sous-traitant transmet ses justificatifs, le Workmate lance automatiquement une série de vérifications pour garantir leur validité et leur conformité réglementaire.
Réception
Le document est reçu par email ou déposé directement dans l'interface.
Vérification API
Contrôle automatique via URSSAF, Infogreffe et autres bases officielles.
Validation
Le statut passe à "Conforme" et le document est archivé de manière sécurisée.
Cas particuliers gérés : Document manquant, document non valide, API indisponible, ou sous-traitant inactif. `Le Workmate vous alerte immédiatement et propose des actions correctives.
Système d'Alertes Intelligent
Le Workmate surveille en permanence les dates d'échéance et vous prévient automatiquement avant l'expiration des documents. Vous ne manquerez plus jamais un renouvellement critique.
1
J-60 : Alerte préventive
Première notification envoyée au responsable conformité pour anticiper le renouvellement.
2
J-30 : Demande au sous-traitant
Email automatique envoyé au prestataire pour demander le renouvellement du document.
3
J-15 : Première relance
Relance automatique si aucun document n'a été reçu, avec copie au responsable conformité.
4
J-7 : Alerte critique
Notification urgente envoyée aux managers métiers et au mandataire social si nécessaire.
5
Expiration : Non-conformité
Le statut passe automatiquement en "Non-conforme" et un avis officiel est généré.
Rapports et Exports
Workmate génère automatiquement tous les documents nécessaires pour votre suivi administratif et vos audits de conformité. Chaque rapport est personnalisable selon vos besoins.
Fiche récapitulative PDF
Version condensée ou détaillée de la situation de chaque sous-traitant, prête à être transmise ou archivée.
Avis de conformité
Document officiel envoyé automatiquement au sous-traitant une fois tous ses justificatifs validés.
Tableau de suivi
Export complet en CSV, XLSX ou Google Sheets avec tous les filtres et données de conformité.
Qui Utilise le Workmate Conformité ?
Responsable conformité
Utilisation quotidienne pour la saisie, le traitement des alertes, la validation des dossiers et l'export des données.
Managers métiers
Consultation ponctuelle pour suivre les alertes critiques et transmettre les informations complémentaires.
Direction générale
Suivi de la conformité globale et validation des décisions exceptionnelles lors d'alertes majeures.
Les sous-traitants reçoivent les demandes de justificatifs et les relances automatiques par email, et peuvent transmettre leurs documents en toute simplicité.
Prêt à Simplifier Votre Conformité ?
10-1000
Sous-traitants
Gérez simultanément de 10 à 1000 prestataires avec la même facilité
5-6
Justificatifs
Documents suivis automatiquement par sous-traitant
5
Années
Conservation sécurisée avec option export Google Drive
Le Workmate Sous-Traitants s'intègre parfaitement à vos outils existants (ERP, CRM) et s'appuie sur des automatisations via n8n pour une efficacité maximale. Les vérifications sont effectuées via les API officielles (URSSAF, Infogreffe) pour garantir la fiabilité des données.
Contactez-nous
Pour plus d'informations sur nos solutions d'automatisation ou pour toute demande spécifique, n'hésitez pas à nous contacter.
www.zenextia.com
contact@zenextia.com
contact@zenextia.com
Zenextia® est une marque déposée par HBC SIREN 447669821